.png)
Без соответствующей коммуникации в фирме невозможно иметь мотивированных и прежде всего, вовлечённых сотрудников. В огромном количестве научных работ, общение называют одним из факторов, создающих высокую вовлечённость – к некоторым из этих публикаций вы найдёте полезные ссылки в конце этой статьи. Внутренняя коммуникация в фирме, происходящая в соответствующей форме, отражается на хороших взаимоотношениях в коллективе, а также в отношениях: работник — руководитель.
Эффективная коммуникация – это также успешный ход процессов, плавное управление изменениями и экономия времени. В исследовании CompTIA 2018, проблемы в общении были названы главной причиной задержек в реализации проектов. В исследованиях, проведённых компанией Towers Watson в 2014 было даже доказано, что фирмы, применяющие эффективные стратегии по внутренней коммуникации, имеют в 3,5 раза большие шансы лучших результатов, чем похожие предприятия с коммуникационными проблемами. Более того, фирмы, характеризующиеся внутренней прозрачностью и успешным обменом информацией, на 47% более рентабельны, чем другие.
Успешное общение выгодно… вопрос в том, каким образом разработать эффективную коммуникацию в фирме? Ниже вы найдёте 7 правил общения, внедрение и соблюдение которых, будет иметь огромное влияние на корпоративную культуру.
В определённом смысле с общением когда-то было проще – функционировали всего три канала передачи информации. Сотрудники знали, что могут либо связаться лично, либо по телефону, либо по электронной почте. А сегодня? Зачастую сотрудники имеют в своём распоряжении даже несколько десятков каналов связи, включая: корпоративные инструменты связи, платформы для управления проектами, файлы для совместного редактирования или даже личные инструменты связи и социальные медиа.
Именно поэтому в каждой фирме необходимо ввести понятные правила игры, говорящие о том каким образом будет проходить общение в конкретных ситуациях. Распечатать гору бумаги вместо того, чтобы отправить файл по электронной почте или предоставить доступ к файлам в общем файловом хранилище – это, вероятно, не самая лучшая идея, но в свою очередь — затрагивание определённых личных вопросов деликатного характера, либо, например, передача плохих новостей, должны осуществляться более непосредственно. В таких ситуациях „разговор с глазу на глаз” или хотя бы по телефону – когда нет другой возможности – очень многое изменяет. Помните, что невербальная коммуникация несёт за собой очень много информации.
Самое важное – необходимо сформулировать, какими инструментами и в каких ситуациях должны пользоваться все сотрудники в фирме и убедиться, что они не только на 100% понимают, но и умеют применять на практике данные решения. Благодаря такой стратегии вы сможете избежать таких диалогов, как например этот:
– Ну я же написал тебе в Slack
– В чём?
Как известно, сегодня фирмы имеют доступ к целому ассортименту инструментов коммуникации, которые имеют очень разное применение. Вы хотели бы создать тематические чаты для своих команд? А возможно вам нужно провести обучение для сотрудников, работающих по всей стране? Современные инструменты, такие как: Teams, Slack, либо Zoom — дают вам такие возможности. Имеющийся широкий выбор позволяет найти для себя тот инструмент, который соответствует индивидуальным потребностям.
Сам выбор и требование использования конкретного инструмента, это, однако, слишком мало. Для того, чтобы успешно использовать каналы для общения, необходимо осуществить соответствующее внедрение услуг и обучение персонала. Следует убедиться в наличии необходимого оборудования, например, камеры или быстрого Интернета. Стоит также подумать о возможных тренингах по технологиям связи – далеко не каждый сотрудник „родился со смартфоном в руке”, как и не каждый из нас любит применять новые решения. Инновации поначалу могут вызывать сопротивление, поэтому соответствующая подготовка сотрудников может сыграть здесь ключевую роль.
Независимо от канала передачи информации, важно, чтобы ваши сообщения были несложными в понимании и адаптированы к получателям. Длинные, сложноподчинённые предложения возможно и создают имидж красноречивого отправителя, но могут также значительно затруднить понимание содержания информации.
Более того, стоит руководствоваться принципом – от общего к частному – в начале предоставляем суть вопроса, а потом концентрируемся на подробностях в сообщении. Благодаря такому приёму будет труднее запутаться при общении. А в конце сообщения стоит коротко резюмировать его главную мысль. В вашем электронном письме слишком много подробностей? Постарайтесь изложить их в краткой форме в самом начале, а затем подчеркните их снова в тексте. Во время встречи вам предстоит много вопросов для обсуждения? Позаботьтесь о том, чтобы каждый сотрудник получил повестку дня в виде списка с полями для замечаний.
Помните о том, чтобы не оставлять недосказанности в своих сообщениях. Там, где не хватает информации, её будут самостоятельно дополнять, а ваши сообщения могут неправильно интерпретировать. Это явление становится особенно опасным, когда в фирме происходит что-нибудь тревожное, а сотрудники выдвигают теории, базирующиеся на недосказанности! Следовательно, вырабатывайте навык обратной связи в равной степени как у себя, так и у своих сотрудников – т.е. резюмирования получателем информации, каким образом он понимает ваше сообщение. А также заверьте сотрудников в том, чтобы они не опасались уточнять получаемую информацию.
Одноразовая передача важной информации в устной форме или по электронной почте зачастую недостаточна. Наши сотрудники по-разному реагируют на различные импульсы. Некоторые из них визуалы, другие – аудиалы, а ещё другие, имеют проблемы с многозадачностью. Какой можно из этого сделать вывод? Для того, чтобы „достучаться до всех”, передаваемую информацию необходимо повторять несколько раз, закреплять и стоит делать это многовекторно – при помощи различных средств связи.
Поэтому выработайте у себя навык составления так называемых follow up после каждой встречи. Старайтесь также идти навстречу своим сотрудникам – согласиться с тем, что стоит на всякий случай напомнить ещё раз, когда приближается назначенный срок, вместо того, чтобы пассивно ожидать результатов. Если вы считаете, что какая -то информация настолько существенна, что стоит её дублировать при помощи различных каналов связи, ключевым является тот момент, чтобы сохранить последовательность, не изменять детали, которые могут привести к информационному хаосу. Всё это повлияет на то, что вы избежите большого количества недоразумений и спасёте своих сотрудников от неприятных ситуаций.
Успешная коммуникация базируется на взаимной открытости и доверии. Покажите своим сотрудникам, что вы на их стороне, относитесь к ним как к равноправным партнёрам по общению, поощряйте, чтобы они выражали своё мнение, показывайте свой позитивный подход к коллективу. Если сотрудники делают ошибки – проявите ваше понимание.
Благодаря такой тактике, доверие и лояльность сотрудников будут постепенно расти, а вместе с тем — также вовлечение и эффективность. Однако этого невозможно достигнуть за один день или во время одной беседы. И также невозможно добиться таких результатов без постоянной работы и без закрепления достигнутого. Не теряйте энтузиазм и терпеливо работайте над созданием доверия у сотрудников, обращайте внимание на партнёрство во взаимоотношениях.
Общение в большинстве случаев имеет двусторонний характер, при чём каждое из этих направлений принимает другой характер. Работодатель или руководитель прежде всего делегирует задачи, представляет свои ожидания, обеспечивает обратную связь. Сотрудники в свою очередь дают обратную связь, но тоже выражают свежие идеи относительно продукта, управления или маркетинга. На основании исследований на платформе Enpulse с 2020 roku, 66% опрошенных сотрудников считают, что в фирмах, в которых они работают, хорошо налажено общение между руководством и сотрудниками. Эти результаты относительно позитивные, однако стоит и в дальнейшем работать в этом направлении. Вопрос только в том – каким образом?
Во-первых, необходимо заботиться о упомянутом ранее доверии, а также стимулировать сотрудников к открытости и действительно внимательно их выслушивать. Поощряйте свой персонал к тому, чтобы выражать свои потребности и опасения. Благодаря такому подходу, сотрудники станут не только лучше понимать друг друга, но также работодатель будет осознавать, что можно изменить, чтобы позитивно повлиять на работу. Менеджер должен активно слушать и реагировать на то, что услышал. Инструментами – которые, с одной стороны, помогают работникам выражать своё мнение, а с другой, делают возможным для работодателей проведение анализа настроений персонала – являются платформы, измеряющие степень вовлечённости – такие как Enpulse. Исследуя вовлечение, можно легко и быстро задавать сотрудникам разнообразные вопросы, а в свою очередь, анонимное участие в исследовании позволяет преодолевать барьеры и предоставлять честные ответы и мнения.
Идеального рецепта общения не существует, так как каждый коллектив отличается. При использовании представленных ранее принципов, адоптируйте способы коммуникации к адресатам, постарайтесь разработать наиболее оптимальное решение для данной группы. С этой целью вам нужно познакомиться поближе с командой, с которой вы работаете, узнать какой подход им больше всего нравится. Данный процесс требует терпения, так как именно совместная работа и совместный опыт позволяют создать наиболее успешную стратегию общения. Не разочаровывайтесь первыми неудачами, не вините работников за ошибочную интерпретацию ваших сообщений, а продолжайте учиться на своих ошибках и будьте гибкими.
Взаимопонимание и знание своего коллектива являются ключевыми в успешной коммуникации. В этом вам помогут инструменты для измерения степени вовлечённости, благодаря которым вы сможете получать информацию относительно коммуникации внутри компании с перспективы сотрудников. Более того, исследуя вовлечение, вы узнаете намного больше на тему потребностей, опасений и мотивирующих факторов ваших сотрудников.
Для того, чтобы показать насколько полезным может стать исследование вовлечения в режиме онлайн, мы решили привести в качестве примера историю одного из наших клиентов:
Авторы: Магда Петкевич (CEO) и Конрад Пилярски (Sales and Marketing Manager)
Вы хотите узнать о том, как мы измеряем и как помогаем укреплять вовлечённость сотрудников компаний? Напишите нам на: enpulse@enpulse.eu!
Используйте Enpulse, чтобы наладить эффективную коммуникацию в Вашей компании.
Протестируйте платформу Enpulse бесплатно в течение 30 дней!
Хотите узнать, как мы измеряем вовлечённость?
Позвоните нашему специалисту по телефону 79581114600
