Workflow w HR (pol. przepływ pracy w zarządzaniu zasobami ludzkimi) to sposób zorganizowania pracy i przepływu informacji w danym przedsiębiorstwie. Pojęciem workflow określa się m.in. automatyzowanie różnych procesów, mające na celu usprawnienie wymiany informacji pomiędzy pracownikami, czy realizacji zleconych zadań, jednocześnie zmniejszając ryzyko wystąpienia ewentualnych nieporozumień i błędów.
Obowiązki osób pracujących w dziale Human Resources obejmują wiele zadań. Poza przeprowadzaniem procesów rekrutacyjnych, rozmowami z kandydatami na stanowiska, czy przygotowywaniem niezbędnej dokumentacji, HR-owcy zajmują się także motywowaniem pracowników, przeprowadzaniem szkoleń, czy wykonywaniem czynności z zakresu administracji.
Dział zarządzania zasobami ludzkimi odpowiada także za obserwację i analizę zachowań pracowników i ocenę ich wpływu na funkcjonowanie firmy. W tym celu często przeprowadzane są badania zaangażowania, ankiety, czy zlecane są dodatkowe zadania, mające na celu ocenę podejścia zespołu do wykonywanej pracy i jego motywacji do realizacji wyznaczonych celów.
Wraz z koniecznością wykonania dodatkowych zadań może pojawić się problem z płynnym przesyłem informacji czy kontaktem pomiędzy pracownikami. Wprowadzenie systemu workflow umożliwia wówczas zorganizowanie pracy zespołów i zautomatyzowanie powtarzalnych procesów, co wpływa na poprawę wydajności firmy i ogranicza możliwość pojawienia się nieprawidłowości.
Wprowadzenie do HR systemu workflow wiąże się przede wszystkim z ułatwieniem przepływu informacji, zarówno tych przekazywanych „z rąk do rąk”, jak i tych wymienianych drogą cyfrową. Jedną z największych korzyści wprowadzenia workflow jest ułatwienie managerom rozdzielania zadań zgodnie z ustaloną wcześniej procedurą, co zdecydowanie upłynnia funkcjonowanie firmy.
Doskonalenie przepływu informacji niesie za sobą korzyści także dla pracowników. Dzięki zautomatyzowaniu podstawowych procesów, zespół otrzymuje jasne informacje na temat zleconych zadań, co ułatwia zorganizowanie czasu pracy i może mieć wpływ na jakość wykonywania obowiązków.
System workflow najczęściej jest procesem składającym się z kilku zadań, które następnie są delegowane pracownikom. Zadania zwykle zawierają klarowne opisy i niezbędne informacje o tym, jakie czynności należy wykonać. Po ukończeniu zadań osoba je zlecająca ma pełny wgląd do zrealizowanych projektów, co umożliwia sprawne wprowadzenie ewentualnych poprawek lub skonsultowanie przebiegu prac z konkretnym pracownikiem.
Warto podkreślić, że dzięki wprowadzeniu systemu workflow do firmy można znacznie ograniczyć koszty ponoszone na zatrudnianie kolejnych pracowników - zautomatyzowanie powtarzalnych procesów umożliwia wykonywanie zadań i realizację projektów zdalnie z pomocą specjalnych oprogramowań. Co więcej, system umożliwia sprawne delegowanie zadań i ich monitorowanie, co upłynnia pracę przedsiębiorstwa i ułatwia optymalizację działań.
Niezwykle ważne jest także oddziaływanie systemu workflow na pracowników. Dzięki dostępowi do listy zadań i jasnemu określeniu priorytetów, zespół może łatwiej uporządkować swoją pracę i zorganizować jej czas, co przekłada się na większą motywację i zadowolenie pracowników. Ponadto workflow w HR polepsza efektywność zarządzania zespołem i umożliwia odciążenie pracowników działu, co przekłada się na podniesienie jakości pracy całej firmy.
.png)
