Nowa Normalność, czyli 6 lekcji, które managerowie wyciągnęli z pandemii.

Dzisiaj, kiedy wszystko powoli zaczyna wracać na stare tory, coraz więcej firm zadaje sobie pytanie, jak odnaleźć się w rzeczywistości określanej jako „nowa normalność”. Pracodawcy, którzy zdecydowali się na powrót pracowników do firm, starają się przede wszystkim przygotować im bezpieczne miejsce pracy. Opracowują, odwołując się do odgórnych zaleceń, zasady korzystania np. z biur, pomieszczeń socjalnych, reorganizują przestrzeń i wdrażają procedury higieniczne. Wydaje się jednak, że w wielu firmach będą to jedyne zmiany, jakie zostaną wdrożone. Można sobie w takim razie zadać pytanie, czy naprawdę ostatnie kilka miesięcy nie nauczyło nas nic więcej? Jeśli tylko spojrzymy trochę szerzej na całą sytuację, okazuje się, że z tego nieoczekiwanego wyzwania, jakie postawił świat przed pracodawcami i pracownikami, płynie kilka ciekawych lekcji dotyczących budowania zaangażowania.

Lekcja nr 1: Praca zdalna – to może się udać!

Jeszcze kilka miesięcy temu wielu pracodawców nie potrafiło wyobrazić sobie sytuacji, w której większość albo nawet wszyscy ich pracownicy każdego dnia swoje obowiązki wykonują z domu. O ile pojedyncze dni przeznaczane na pracę zdalną w wielu firmach zaczęto stosować jako element systemu motywacyjnego, bonusu, tak całkowite przejście na tzw. home office należało do rzadkości. Pracodawcy obawiali się problemów z komunikacją w trakcie pracy zdalnej, mieli wątpliwości co do efektywności działań pracowników. Sytuacja związana z epidemią koronowirusa zmusiła jednak wiele firm do zmiany podejścia i dostosowania się w ekspresowym tempie do nowej sytuacji. Jeśli tylko była taka możliwość, bo oczywistym jest, iż taka opcja nie jest dostępna dla wielu profesji, pracownicy otrzymali zalecenie pracy z domu. Pracodawcy stanęli na wysokości zadania – odpowiednio wyposażyli pracowników w potrzebne sprzęty, programy do komunikacji, wprowadzili zasady, dzięki którym praca w home office przebiegała tak samo sprawnie i efektywniej ak tak w standardowym miejscu pracy. Okazało się zatem, że praca zdalna ma sens, sprawdza się i co więcej daje satysfakcję pracownikom.

Badanie CNBC|SurveyMonkeyWorkforce Happiness Index przeprowadzone w maju 2020 roku pokazało, że pracownicy pełnoetatowi wykonujący pracę zdalnie są bardziej usatysfakcjonowani z pracy od tych, którzy nie mieli możliwości wykonywać swoich obowiązków w ten sposób (wysoki poziom satysfakcji stanowi odpowiednio 60% i 54% wskazań w tych grupach).

Dobrze zorganizowana praca zdalna nie tylko może być równie efektywna co standardowe podejście, ale i przynosi pracownikom dużo satysfakcji, która jest jednym z czynników budujących ich zaangażowanie. W badaniach przeprowadzanych przez Enpulse w ostatnich latach możliwość korzystania z home office często była wskazywana jako coś, co dla pracowników ma dużą wartość jako benefit. Obecnie może okazać się, że wielu z tych, którzy podczas ostatnich miesięcy udowodnili, że ich jakość pracy nie spada, kiedy jest ona wykonywana zdalnie, będzie oczekiwało od pracodawcy wdrożenia takiego modelu pracy na co dzień. Potwierdzają to wyniki wspomnianego badania CNBC - 19%ankietowanych, którzy mieli możliwość pracy w home office podczas pandemii, przyznaje, że kiedy już sytuacja będzie w pełni bezpieczna, chcieliby móc pracować zdalnie czasy czas, zaś 38% badanych częściej niż miało to miejsce kiedyś.

Wskazówka: może warto w „nowej rzeczywistości” rozważyć wprowadzenie nowego modelu pracy, w którym praca zdalna stanie się standardem, a nie benefitem? Ciekawym rozwiązaniem jest np. podejście hybrydowe, w którym pracownicy spędzają w biurze 2-3 dni w tygodniu, w trakcie których jest możliwość omówienia na żywo najpilniejszych kwestii.

Lekcja nr 2: Komunikacja według zasad

Nie od dziś wiadomo, że sprawna komunikacja jest kluczem do sukcesu i zaangażowania pracowników. Niemniej jednak ostatnie miesiące pokazały, jak dużo zależy od tego, aby była ona dobrze zorganizowana. Brak precyzyjnych wytycznych od przełożonych, nie jasne informacje o zadaniach do wykonania, pominięcie kogoś podczas przekazywania wiadomości, brak informacji zwrotnej, czy chociażby różne kanały komunikacyjne, które powodują chaos informacyjny to tylko kilka przykładów problemów, które występowały zawsze w procesie komunikacji wewnętrznej w firmach. Często mogły one stawać się przyczyną konfliktów, zdenerwowania, frustracji, a w konsekwencji i obniżenia zaangażowania. Kiedy wszyscy pracownicy przebywali razem w miejscu pracy łatwiej było zapobiegać negatywnym skutkom takich problemów np.poprzez doprecyzowywanie informacji na bieżąco. Jednak gdy wiele osób praktycznie z dnia na dzień musiało zmodyfikować swój sposób pracy, okazało się, że nie da się tak łatwo naprawiać pojawiających się usterek komunikacyjnych i konieczne stało się jednoznaczne określenie zasad np.dotyczących sposobu przekazywania plików, wykorzystywanych narzędzi, udzielania informacji o wykonanych zadaniach. W pewnym sensie zaczęto stosować maksymę mówiącą o tym, że lepiej zapobiegać niż leczyć. I tak ustalenie, często przy udziale pracowników, i wdrożenie zasad komunikacji pozwoliło na uporządkowanie wielu kwestii. Dzięki temu, niezależnie od tego, czy pracownicy będą nadal wykonywać obowiązki z domu w pełnym wymiarze, tylko częściowo, czy może wrócą z powrotem do miejsca pracy, biur, ich komunikacja będzie przebiegać sprawniej, nie będzie stanowić zarzewia konfliktów, źródła zdenerwowania. A to z pewnością pozytywnie wpłynie na zaangażowanie pracowników.

Wskazówka: ustalcie w firmie jasne zasady dotyczące sposobu komunikacji np. kanałów i ścieżek przekazywania informacji, wykorzystywanych programów, narzędzi, stosujcie je niezależnie od przyjętego modelu pracy.

Lekcja nr 3: Gotowość na zmiany

Tylko 36% respondentów badania Enpulse odpowiedziało (kwiecień 2020) jednoznacznie, że zmiany organizacyjne nie są dla nich źródłem stresu. Pewne jest, że zarówno małe, jak i duże zmiany mogą stresować pracowników, jeśli nie są odpowiednio przeprowadzone i wdrożone. Organizacje często pomimo świadomości, jak istotnym elementem budowania zaangażowania pracowników jest zarządzanie zmianami, zaniedbują tę kwestię. Istnieje przekonanie, że pracownicy po prostu jakoś się przyzwyczają, zaakceptują to, co się dzieje. I tak zwykle jest, co nie zmienia faktu, iż cierpieć może na tym zaangażowanie pracowników. Konieczność zmierzenia się z tak nową i nagłą sytuacją, jaką jest pandemia, powinno uzmysłowić pracodawcom, jak istotne jest opracowanie odpowiedniego sposobu wdrażania zmian. Kiedy pojawiły się pierwsze informacje o pandemii, wielu pracowników nie wiedziało np. jak mają się zachować, do kogo mają zwrócić się o pomoc – bezpośredniego przełożonego, kierownika projektu, kogoś z kierownictwa, czy może HR. Przygotowanie takiego zbioru zasad, jak zarządzać zmianami w firmie, może okazać się przydatne nie tylko w sytuacjach niespodziewanych, ale i bardziej standardowych. Warto np. zaplanować, w jaki sposób przebiega komunikacja, jaka jest hierarchia przekazywania informacji, do kogo ma zwrócić się pracownik z pytaniem, z jakim wyprzedzeniem przekazywane są wytyczne. Taki zbiór oficjalnych, jasnych i przede wszystkim znanych pracownikom zasad przygotuje ich psychologiczne i organizacyjnie na zmiany oraz ograniczy chaos i chociażby zmniejszy liczbę plotek, które zawsze pojawiają się w sytuacji niepewności.

Wskazówka: przygotuj siebie i pracowników na potencjalne zmiany. Opracuj zbiór zasad zarządzania zmianami, w których zawrzesz np. sposób komunikacji, informacje o tym, z kim kontaktować się w takich sytuacjach.

‍