Automatyzacja procesów w HR staje się coraz bardziej powszechnym rozwiązaniem w nowoczesnych przedsiębiorstwach. Dzięki sztucznej inteligencji procesy automatyzacji mogą przebiegać sprawniej i efektywniej. Automatyzacja procesów HR może obejmować wiele obszarów działalności firmy. Implementacja technologii automatyzacji w HR może przynieść firmie szereg korzyści, jednak aby proces wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie zasobami ludzkimi był efektywny, musi być odpowiednio zaprojektowany i zrealizowany. Chociaż narzędzia te oferują wiele korzyści, takie jak zwiększenie efektywności, redukcja błędów i oszczędność czasu, warto pamiętać, że nie można na nich polegać w pełni. Systemy te również mogą zawieść z różnych powodów. Jeśli chcesz wiedzieć, jakie są zalety automatyzacji HR przeczytaj poniższy tekst.
Automatyzacja procesów w HR odnosi się do wykorzystania nowoczesnych technologii, takich jak np. sztuczna inteligencja (AI), w celu zoptymalizowania i zautomatyzowania różnych działań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Dzięki automatyzacji procesów HR firmy mogą ograniczyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej, zwiększyć produktywność, a także poprawić ogólne doświadczenie pracowników. Wprowadzenie automatyzacji pozwala działom HR skupić się na strategicznych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi.
W procesie automatyzacji wykorzystywane są różnorodne narzędzia i technologie, począwszy od prostych programów do zarządzania danymi, aż po zaawansowane systemy AI zdolne do rozpoznawania wzorców i podejmowania decyzji na podstawie analizy danych. Wraz z rozwojem technologii, automatyzacja HR staje się coraz bardziej zaawansowana. Obejmuje ona szeroki zakres operacji, które wcześniej były wykonywane ręcznie przez pracowników działów HR. Wykonywanie powtarzalnych i czasochłonnych zadań przez programy umożliwia szybsze zarządzanie procesami HR. Dzięki czemu pracownicy HR mogą skupić się na bardziej personalnych zadaniach, które wymagają ludzkiego czynnika.
Automatyzacją może być objęty np. proces pozyskiwania kandydatów do pracy. Rekrutacja stanowi bardzo ważny obszar w każdej firmie. Od efektów pracy rekruterów zależy, jacy ludzie znajdą zatrudnienie w danej organizacji. To w głównej mierze od jakości kadr będzie zależeć w przyszłości sukces przedsiębiorstwa.
Proces rekrutacji bywa czasochłonny i wymaga zaangażowania wielu zasobów ludzkich. Osoby odpowiedzialne za zatrudnienie nowych pracowników muszą opracować opis stanowiska pracy oraz kryteria, jakie musi spełniać kandydat. Następnie konieczne jest sporządzenie ogłoszenia o naborze i umieszczenia go na odpowiednich stronach rekrutacyjnych.
Wszystkie te czynności może za nas wykonać oprogramowanie, które wykorzystuje sztuczną inteligencję. Automatyzacja w procesie rekrutacyjnym pomaga w selekcji kandydatów i analizie ich CV, co znacząco może usprawnić proces rekrutacji.
Automatyzacja HR wspiera również planowanie zasobów ludzkich. Szybkość i efektywność narzędzi wykorzystywanych do automatyzacji sprawia, że jeśli zajdzie taka potrzeba szybko znajdziemy odpowiedniego kandydata na nowe stanowisko. Automatyzacja usprawnia również proces podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym.
Onboarding to proces wprowadzania nowo zatrudnionych pracowników do firmy. Proces ten obejmuje m.in. zapoznanie pracownika z polityką firmy, zasadami w niej panującymi oraz przeprowadzanie obowiązkowych szkoleń. Automatyzacja tego obszaru przynosi oszczędność czasu i kosztów, zwiększając produktywność przedsiębiorstwa. Dzięki automatycznym systemom nowi pracownicy mogą szybciej rozpocząć pracę, na przykład poprzez dostęp do spersonalizowanych planów adaptacyjnych uwzględniających ich obowiązki. Automatyzacja usprawnia również procesy szkoleniowe, umożliwiając nagrywanie programów szkoleniowych i udostępnianie ich nowym pracownikom, co pozwala im przyswajać informacje we własnym tempie oraz w wybranym miejscu i porze.
Jednak, mimo że automatyzacja onboardingu znacząco zwiększa efektywność, nie zastępuje ona ludzkiego czynnika, który jest kluczowy w tym procesie. Poznanie pracownika osobiście, przywitanie go oraz przedstawienie innym członkom zespołu jest niezwykle ważne. Bezpośredni kontakt pomaga budować relacje, integruje nowego pracownika z zespołem i sprawia, że czuje się on mile widziany. Menedżerowie odpowiedzialni za wdrożenie nowych kandydatów mogą dzięki automatyzacji bardziej efektywnie zarządzać dokumentacją, co daje im więcej czasu na personalne aspekty onboardingu, które są niezastąpione i kluczowe dla stworzenia pozytywnego środowiska pracy. Automatyzacja, wspierając ten proces, pomaga menedżerom skupić się na bardziej personalnych zadaniach, które wymagają ludzkiego podejścia.
Procesy HR generują duży przepływ dokumentów. Związane jest to w dużej mierze ze specyfiką zadań, które muszą one wykonywać. Wdrożenie automatyzacji pozwala zastąpić papierową dokumentację, elektroniczną. Niesie to ze sobą wymierne korzyści. Firmy mają większą kontrolę nad procesem obiegu dokumentów oraz minimalizują ryzyko wystąpienia błędów. Ponadto automatyzacja sprawia, że dokumenty są przechowywane w uporządkowany sposób.
Fizyczny obieg dokumentów zwiększa ryzyko ich uszkodzenia lub kradzieży oraz generuje duże koszty związane z drukowaniem, przechowywaniem i utylizacją. Nie można nie wspomnieć o aspekcie ekologicznym wydruku dokumentów, który znacząco przyczynia się do generowania większej emisji gazów cieplarnianych.
Elektroniczny system obiegu dokumentów umożliwia skuteczne monitorowanie czasu pracy i ewidencji pracowniczej. Zapewnia przejrzystość procesów związanych z rozliczeniami, realizacją umów oraz zatrudnianiem. Automatyzacja w zarządzaniu dokumentacją usprawnia komunikację wewnętrzną firmy, znacznie skracając czas realizacji poszczególnych zadań.
Automatyzację możemy również wykorzystać do monitorowania czasu pracy. Ręczna ewidencja czasu pracy jest czasochłonna i w jej trakcie łatwo jest popełnić błąd. Zastosowanie automatyzacji umożliwia skonfigurowanie systemu w ten sposób, aby automatycznie wysyłał powiadomienia o opóźnieniach pracownikach. Ponadto działy HR za pośrednictwem systemu mogą zatwierdzać różne wnioski pracowników kilkoma kliknięciami. Dzięki temu cały zespół może łatwiej śledzić zmiany, a automatyczne powiadomienia o nieobecnościach ułatwiają planowanie spotkań i projektów. Zastosowanie takich systemów wspiera również pracę zdalną, która wciąż jest powszechnie praktykowana w wielu firmach.
Działy HR to obszar, w którym duży nacisk kładzie się na ochronę danych osobowych. Aby zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych, systemy służące do automatyzacji umożliwiają łatwe ograniczenie dostępu do dokumentów. Dodatkowo pozwalają one na automatyczne usuwanie dokumentów pracowników po upływie okresu ich przechowywania. Oprogramowanie umożliwia szybkie i łatwe dostarczanie ważnych instrukcji pracy do pracowników, które mogą być natychmiast potwierdzane i archiwizowane. Ponadto automatyzacja pilnuje przestrzegania przepisów RODO.
Jedną z głównych wad automatyzacji procesów HR są koszty wdrożenia zaawansowanych systemów. Zakup, instalacja i konfiguracja nowoczesnych narzędzi do automatyzacji mogą być znaczącym obciążeniem finansowym dla wielu firm, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. Ponadto konieczność szkolenia pracowników w zakresie korzystania z nowych systemów generuje dodatkowe koszty.
Automatyzacja wiąże się z koniecznością przechowywania i przetwarzania dużej ilości danych osobowych pracowników, co stawia wysokie wymagania w zakresie ochrony danych. Naruszenia bezpieczeństwa w tej materii, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Firmy muszą więc zainwestować dodatkowe środki w zaawansowane mechanizmy ochrony danych.
Wprowadzenie automatyzacji może również wymagać znaczących zmian w kulturze organizacyjnej firmy. Pracownicy mogą obawiać się utraty pracy lub zmian w zakresie swoich obowiązków, co może prowadzić do oporu przed wdrożeniem nowych technologii. Kluczowe jest, aby pracownicy zrozumieli korzyści wynikające z automatyzacji i byli w stanie efektywnie z niej korzystać. Do firm, które wdrożyły automatyzację w HR należą m.in. Martin Resorts, IBM, czy Storyblok.
Inwestycje w automatyzację procesów są motywowane głównie licznymi wyzwaniami, z którymi borykają się współczesne działy HR, oraz rosnącymi oczekiwaniami ze strony pracowników. Mimo wyzwań związanych z ich wdrożeniem, korzyści wynikające z automatyzacji są niezaprzeczalne i będą nadal rosnąć wraz z rozwojem technologii. Automatyzacja pomoże firmom lepiej dostosować się do nowej rzeczywistości, w której elastyczność i mobilność stają się coraz ważniejsze oraz będzie odgrywać kluczową rolę w zarządzaniu pracą zdalną i hybrydową.
Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, automatyzacja może znacząco poprawić efektywność i skuteczność operacji w działach HR. Wdrożenie automatyzacji pozwala zredukować koszty zarządzania zasobami ludzkimi oraz przenieść wykonywanie monotonnych i czasochłonnych zadań na systemy, co umożliwia pracownikom skupienie się na bardziej strategicznych i wartościowych działaniach. Firmy decydujące się na wdrożenie automatyzacji muszą zainwestować w odpowiednie systemy ochrony danych oraz przeprowadzić kompleksowe szkolenia dla pracowników. Enpuls jest platformą, która znacząco ułatwi Ci pracę w zarządzaniu zespołem, badając poziom zaangażowania swojego zespołu, jesteś w stanie na bieżąco reagować na problemy w swoim zespole. Dzięki Enpulse świadomi i w oparciu o twarde dane jesteś w stanie zbudować zaangażowany zespół.
.webp)
.png)
