19.05.2020

7 przystanków na drodze do dobrej komunikacji w firmie

Jednym z głównych czynników świadczących o wydajności firmy jest komunikacja. Według badania Emplo 2017, aż 71% pracowników uważa, że firma nie może osiągnąć sukcesu bez partnerskiej i otwartej komunikacji. Budowanie wydajnej komunikacji w firmie to długa droga. Jak zatem dotrzeć do celu? Przedstawiamy 7 przystanków na drodze do efektywnej komunikacji. 

 

Bez odpowiedniej komunikacji w firmie trudno o zmotywowanych, ale przede wszystkim zaangażowanych pracowników. W licznych opracowaniach naukowych, komunikacja jest wskazywana jako jeden z czynników budujących wysokie zaangażowanie – niektóre znajdują się na końcu artykułu jako przydatne linki. Przebiegająca w odpowiedni sposób komunikacja wewnętrzna przekłada się na dobre relacje w zespole oraz na linii pracownik przełożony. 

 

Sprawna komunikacja – wymierne korzyści 

 

Sprawne komunikowanie się to również sprawny przebieg procesów, płynne zarządzanie zmianami i oszczędność czasu. W badaniu CompTIA 2018, problemy komunikacyjne zostały wskazane jako główna przyczyna opóźnień w realizacji projektów. W badaniach przeprowadzonych przez Towers Watson w 2014 dowiedziono nawet, że firmy stosujące skuteczne strategie komunikacji wewnętrznej mają 3,5 razy większe szanse na lepsze wyniki od podobnych przedsiębiorstw z problemami komunikacyjnymi. Ponadto firmy charakteryzujące się wewnętrzną przejrzystością i dobrą wymianą informacji są o 47% bardziej rentowne od innych.   

 

Dobra komunikacją się opłaca... pytanie tylko w jaki sposób wypracować sprawną komunikację w firmie? Poniżej znajdziecie 7 zasad komunikacyjnych, których wdrożenie i przestrzeganie będzie miało ogromny wpływ na kulturę w firmie. 

 

7 zasad budowania komunikacji w firmie 

 

1: Stwórz jasne reguły gry 

 

W pewnym sensie z komunikacją kiedyś było prościej - funkcjonowały dwa lub trzy kanały przekazywania informacji. Pracownicy wiedzieli, że mogą albo skontaktować się osobiście, albo telefoniczne, ewentualnie mailowo. A dziś? Nierzadko pracownicy mają do dyspozycji nawet do kilkunastu kanałów komunikacji, wliczając w to komunikatory firmowe, platformy do zarządzania projektami, pliki współdzielone, czy nawet prywatne komunikatory i media społecznościowe. 

 

Dlatego właśnie w każdej firmie powinny zostać wprowadzone jasne reguły gry, mówiące o tym, w jaki sposób komunikacja odbywa się w konkretnych sytuacjach. Wydrukowanie sterty kartek zamiast przesłania pliku mailem lub udostępnienie go na wspólnym dysku nie jest pewnie najlepszym pomysłem, ale już poruszanie pewnych delikatnych interpersonalnych kwestii, czy np. przekazywanie złych wieści powinno odbyć się w bardziej bezpośredni sposób. W takich sytuacjach rozmowa twarzą w twarz lub jeśli nie ma innej opcji telefoniczna bardzo dużo zmienia. Pamiętaj, że komunikacja niewerbalna niesie za sobą bardzo dużo informacji.  

 

Kluczowe jest ustalenie, jakie narzędzia w jakich sytuacjach powinny być stosowane w firmie i upewnienie się, że wszyscy pracownicy nie tylko są w 100% tego świadomi, ale i potrafią wykorzystywać dane rozwiązania. Dzięki temu skutecznie unikniesz dialogów, takich jak ten:  

 

- Przecież napisałem Ci na Slacku 
- Na czym?  

 

2: Mądrze wykorzystaj technologie 

 

Jak wiemy, dziś firmy mają dostęp do całego wachlarza narzędzi komunikacyjnych o bardzo zróżnicowanym zastosowaniu. Chciałbyś utworzyć czaty tematyczne dla zespołów? A może poprowadzić szkolenie dla pracowników rozsianych po kraju? Nowoczesne narzędzia tj. Teams, Slack, czy Zoom dają Ci takie możliwości. Wybór jest duży i zróżnicowany, co pozwala na zalezienie czegoś dostosowanego do indywidualnych potrzeb.  

 

Sam wybór i narzucenie rozwiązania pracownikom to jednak za mało. Aby skutecznie wykorzystywać narzędzia do komunikacji, konieczne jest ich odpowiednie wdrożenie i przygotowanie pracowników. Należy upewnić się, czy każdy posiada odpowiedni sprzęt, np. kamerkę czy wystarczająco szybki internet. Warto także pomyśleć o ewentualnych szkoleniach z technologii do komunikacji – nie każdy pracownik urodził się ze smartfonem w ręce, tak jak nie każdy lubi nowe rozwiązania. Nowości mogą na początku budować opór, a więc odpowiednie przygotowanie pracowników jest kluczową kwestią.  

 

3: Stosuj prosty przekaz 

 

Niezależnie od ścieżki przekazu informacji, ważne, by komunikaty były nieskomplikowane i dostosowane do odbiorców. Długie, wielokrotnie złożone zdania może i budują wizerunek elokwentnego nadawcy, ale mogą też utrudniać zrozumienie treści. 

 

Ponadto warto przyjąć zasadę od ogółu do szczegółu - na początku przedstaw meritum, a potem skup się na detalach przekazu. Dzięki temu trudniej się pogubić w komunikacji. Na sam koniec warto krótko podsumować główną myśl. Email zawiera dużo istotnych szczegółów? Streść je na wstępie, a następnie wyróżnij ponownie w tekście. Na spotkaniu jest dużo spraw do omówienia? Zadbaj o to, by każdy z uczestników otrzymał ramową agendę z miejscem na notatki.  

 

Pamiętaj też, aby nie pozostawiać niedomówień w przekazie. Tam, gdzie brakuje informacji, są one dobudowywane, a komunikaty źle interpretowane. Jest to szczególnie groźne zjawisko, gdy w firmie dzieje się coś niepokojącego, a pracownicy snują teorie bazujące na niedomówieniach! Dlatego, zarówno u siebie, jak i u pracowników, wypracuj nawyk informacji zwrotnej – podsumowania przez odbiorcę, jak zrozumiał przekaz. Przekonaj też pracowników do tego, by nie bali się doprecyzowywać otrzymanych informacji.  

 

4: Działaj wielopoziomowo 

 

Jednorazowe przekazanie ważnej informacji ustnie bądź mailowo to często za mało. Nasi pracownicy różnie reagują na różne bodźce. Niektórzy są wzrokowcami, inni słuchowcami, jeszcze inni mają problemy z podzielnością uwagi. Jaki z tego wniosek? Aby dotrzeć do wszystkich, informacje trzeba powtarzać, utrwalać i warto to robić wielopoziomowo – przy pomocy różnych środków przekazu. 

 

Dlatego wyrób sobie nawyk pisania tzw. follow upów po każdym spotkaniu. Staraj się też wychodzić naprzeciw swoim pracownikom – załóż, że warto się proaktywnie przypomnieć, gdy zbliża się umówiony termin, zamiast biernie czekać na rezultaty. Jeśli zdecydujesz, że jakiś komunikat jest na tyle ważny, że warto go powielić za pośrednictwem różnych środków przekazu, kluczowe jest, aby zachować konsekwencję, nie zmieniać detali, które mogą wprowadz chaos informacyjny. Wszystko to sprawi, że unikniesz dużej części nieporozumień, a pracownikom oszczędzisz wiele nieprzyjemnych sytuacji. 

 

5: Powolnie, systematycznie buduj zaufanie pracowników 

 

Skuteczna komunikacja bazuje na wzajemnej otwartości i zaufaniu. Pokaż pracownikom, że nie jesteś ich wrogiem, traktuj ich jak równorzędnych partnerów komunikacyjnych, zachęcaj do wyrażania swojego zdania, pokazuj swoje pozytywne nastawienie do zespołu. Jeśli popełniają błędy - wykaż się wyrozumiałością. 

 

Dzięki temu zaufanie i lojalność pracowników będzie stopniowo wzrastać, a wraz z nim zaangażowanie i produktywność. Nie jest to jednak coś, co można zbudować w ciągu 1 dnia, 1 rozmowy. Nie jest to też coś, co nie wymaga ciągłej pracy i utrwalania. Nie zniechęcaj się i cierpliwie pracuj nad zaufaniem pracowników, stawiając na partnerstwo w relacjach.  

 

6: Słuchaj, słuchaj i jeszcze raz słuchaj 

 

Komunikacja w większości przypadków ma charakter dwustronny, przy czym każdy z tych kierunków przyjmuje inny charakter. Pracodawca lub manager przede wszystkim deleguje zadania, przedstawia oczekiwania, daje feedback. Pracownicy udzielają feedbacku, ale i przedstawiają świeże pomysły dotyczące produktu, zarządzania czy marketingu. Według badania na platformie Enpulse z 2020 roku, 66% ankietowanych pracowników uważa, że w ich miejscu pracy jest dobra komunikacja pomiędzy kierownictwem a pracownikami. Jest to wynik stosunkowo pozytywny, jednak warto nadal pracować nad tym elementem. Pytanie brzmi tylko - jak?  

 

Po pierwsze, należy dbać o wspomniane już zaufanie, ale także zachęcać pracowników do otwartości i realne słuchać tego, co chcą przekazać. Skłaniaj pracowników do wyrażania swoich potrzeb czy niepokojów. Dzięki temu pracownicy nie tylko lepiej rozumieją się między sobą, znają głębszy kontekst zadań, ale i pracodawca rozumie, co można zmienić by pozytywnie wpłynąć na miejsce pracy. Manager powinien aktywnie słuchać i reagować na to, co usłyszał. Narzędziami, które z jednej strony pomaga pracownikom w wyrażaniu opinii, a z drugiej umożliwia pracodawcom analizę nastrojów są platformy badające zaangażowanie - takie jak Enpulse. Mierząc zaangażowanie można w łatwy, szybki sposób zadać pracownikom różnorodne pytania, zaś anonimowy charakter odpowiedzi przyczyni się do przełamania bariery i prezentowania szczerych opinii.  

 

7: Staraj się rozumieć swój zespół i bądź elastyczny w komunikacji 

 

Idealna przepis na komunikację nie istnieje, ponieważ każdy zespół jest inny. Przy zastosowaniu przedstawionych wcześniej zasad, dostosuj sposób komunikacji do swoich odbiorców, postaraj się wypracować najbardziej optymalne rozwiązania dla danej grupy. W tym celu musisz poznać zespół, z którym pracujesz, dowiedzieć się, jakie podejście będzie im najlepiej odpowiadać. Proces ten wymaga cierpliwości, ponieważ to właśnie wspólna praca i wspólne doświadczenia pozwalają na stworzenie najbardziej odpowiedniej strategii komunikacji. Nie zniechęcaj się więc początkowymi niepowodzeniami, nie wiń pracowników za błędne odczytanie komunikatów, ale ucz się i bądź elastyczny.  

 

Zrozumienie i poznanie zespołu są kluczem do dobrej komunikacji. Z pomocą ponownie przychodzą narzędzia mierzące zaangażowanie, dzięki którym uzyskujesz informacje na temat komunikacji wewnątrz firmy z perspektywy pracowników. Ponadto, badając zaangażowanie dowiesz się też więcej na temat potrzeb, obaw, czynników motywujących osoby zatrudnione w Twojej firmie.  

 

Przykład z życia wzięty 

 

Aby pokazać jak użyteczne może być badanie online, postanowiliśmy przytoczyć historię jednego z naszych klientów 

  • Badanie przeprowadzone u klienta wykazało, że działania podejmowane przez managerów nie przynosiły oczekiwanych rezultatów, bo nie zastosowano odpowiednich, dopasowanych do zespołów sposobów komunikacji. 
  • Pracownicy nie mieli świadomości możliwości rozwojowych, jakie oferuje im firma, a managerowie byli przekonani o tym, że pracownicy po prostu nie chcą wchodzić na takie ścieżki rozwoju. 
  • Jednocześnie managerowie zakładali, że każdy wie, gdzie informację na ten temat może uzyskać, co, jak pokazało badanie, nie było zgodne z prawdą. Z drugiej strony, Ci pracownicy, którzy znali ofertę kierowanych do nich szkoleń, nie czuli, że propozycje były do nich dopasowane, jednocześnie nie mając możliwości wpłynięcia na ofertę szkoleń. 

 

Zagłębienie się w wyniki uświadomiło pracodawcy, że wiele problemów z zaangażowaniem wynika właśnie z braku dobrej, opartej na zaufaniu komunikacji. Rezultatem przeprowadzenia badania było wdrożenie szeregu działań naprawczych, z których duża część koncentrowała się właśnie na komunikacji. W konsekwencji zmniejszyła się rotacja pracowników i zyskali oni większe zadowolenie z pracy. 

Autorzy: Magda Pietkiewicz (CEO) i Konrad Pilarski (Sales and Marketing Manager)

 

Chcesz porozmawiać o tym jak mierzymy i pomagamy budować zaangażowanie w organizacjach? Napisz do nas na enpulse@enpulse.eu! 

 

Wykorzystaj Enpulse do budowania wydajnej komunikacji w firmie.
Testuj Enpulse za darmo przez 30 dni! 

 

Chcesz dowiedzieć się jak badamy zaangażowanie? 
Zadzwoń do naszego eksperta pod +48 532 685554

 

Źródła badań i przydatne linki:

https://docplayer.pl/109648390-Efektywnosc-zaczyna-sie-od-komunikacji-wewnetrznej.html 

https://www.bluesource.co.uk/20-astonishing-stats-business-communications/ 

https://www.bizcommunity.com/Article/196/500/110632.html 

https://www.assignar.com/au/workforce/improve-profitability-effective-communication-software/ 

UDOSTĘPNIJ:

Zobacz inne artykuły

NOWE
06.07.2020
Urlop? Nie dziękuję, mam dużo pracy!
28.01.2020
Badanie zaangażowania: jak uzyskać najlepsze efekty.
NOWE
13.07.2020
Nowa Normalność, czyli 6 lekcji, które managerowie wyciągnęli z pandemii.
Możesz też za darmo przetestować wszystkie funkcje Enpulse przez 30 dni! WYPRÓBUJ ZA DARMO
Zapisz się do newslettera i otrzymuj
darmowe materiały o zaangażowaniu!